SubskrybujCzęsto sekretarki traktowane są jako panie, które są od odbierania telefonów, umawiania spotkań czy parzenia herbaty. W firmach powszechnie panuje pogląd, że ich rola jest nieistotna. W rzeczywistości od prawidłowej pracy sekretarki czy asystentki prezesa zależy bardzo wiele. Czasami przyjmują one odpowiedzialność na równi z dyrektorami czy kierownikami działów. Jakie są więc obowiązki dobrej sekretarki i czym powinna się ona cechować?
Szefowie w wielu firmach stają się coraz bardziej pochłonięci obowiązkami i nowymi zadaniami. Przez powiększającą się ilość czynności i stres ich praca może stać się mniej wydajana, mogą także zacząć zapominać o ważnych spotkaniach czy projektach. W tym miejscu powinna pojawić się sekretarka lub asystentka, której zadanie polega na organizacji czasu pracy swojego przełożonego, przypominaniu mu o ważnych projektach i umówionych spotkaniach. Do zadań sekretarek i asystentek należy czasami także wykonywanie pomniejszych zadań i podejmowanie mniej ważnych decyzji, które nie wymagają ingerencji szefa.
Zadania sekretarki
Zadania stawiane przed sekretarką można podzielić na 3 grupy:
- Administracyjną – jest to przede wszystkim pomaganie i zarządzanie dokumentacją zgromadzoną i „produkowaną” przez dane biuro, przekazywanie ważnych dokumentów do innych działów, informowanie innych działów o ważnych zdarzeniach;
- Reprezentacyjną – sekretariat jest często pierwszym miejscem, do którego trafiają interesanci. A sekretarka pierwszą osobą z jaką się stykają przed spotkaniem z prezesem. Sekretarka powinna być miłą i kompetentną osobą by nasza firma zrobiła dobre wrażenie na klientach;
- Informacyjną – sekretarka czy asystentka musi odznaczać się wysokim stopniem kompetencji. Często zdarza się, że nie ma szefa lub nie może wtedy zająć się daną sprawą. Jeżeli sprawa nie wymaga uwagi prezesa sekretarka powinna być w stanie udzielić podstawowych informacji i rad interesantowi.
Sekretarka ostoją szefa
Według nowoczesnego modelu firmy sekretarka i szef powinni stanowić zgrany zespół. Asystentka powinna wspierać szefa w jego pracy. Jej podstawowym zadaniem jest też „odciążenie” przełożonego w jego codziennych obowiązkach. Czasami praca sekretarki jest równie ważna co jej przełożonego.
Odporność na stres
Osoby wykonujące ten zawód powinny być odporne na sytuacje stresowe. Często muszą one pracować pod presją i szybko znajdować odpowiednie dane. Należy też bardzo dobrze orientować się w bieżącej organizacji czasu pracy swojego szefa.
Wynagrodzenie
W tym zawodzie występuje bardzo zróżnicowane wynagrodzenie. Wynika to z faktu różnego postrzegania przez sowich szefów obowiązków i roli w firmie jaką wykonują sekretarki. Najmniej zarabiają sekretarki, których szefowie uważają, że do ich obowiązków należy parzenie kawy i przyjmowanie petentów. Najlepsze zarobki można uzyskać w nowoczesnych firmach, w których bardzo poważnie traktowane jest to stanowisko.
Podsumowując zawód sekretarki nie należy do najłatwiejszych. Osoby chcące pracować na tym stanowisku muszą się liczyć z dużym stresem. Muszą one też umieć doskonale zorganizować swoją pracę a także pracę swojego szefa. Można powiedzieć, że jest praca sekretarki należy do osób wytrwałych i mających powołanie.
